ip Systeme

Dienstleistung: Input Management

Dienstleistung: Input Management

Digitalisierung von Aktenbeständen als Dienstleistung von IP Systeme – für Ordnung in neuem Format

Wir sichern Ihnen eine sorgfältige Übertragung Ihrer Aktenbestände auf selbsttragende Archivmedien wie DVD und / oder Festplatten zu.

Wir verarbeiten unterschiedlichste Dokumentenformate und Papierqualitäten.

Wir behalten die gewohnte Ablagesystematik durch Erhalt der originalen Ordnerstruktur bei.

Ihre Dokumente sind bei uns in guten Händen. Ein typischer Ablauf sieht wie folgt aus:

Vorbereiten zum Scannen

Blätter vereinzeln

  • Dokumente ordnerweise ausheften
  • Klammern entfernen
  • Klebezettel abziehen
  • Duplikate abtrennen

Scannen

Scannen der vorbereiteten Dokumente

  • Vorder- und Rückseite
  • Farbig

Erfassen

Indizieren / Vergabe der Suchbegriffe

  • Angaben gemäß Ordnerrückenschild
    Beispiel: Ordnername, Jahr / Zeitraum
  • Registername / -nummer
  • Zusätzlicher Ortungsparameter für gezielten Zugriff innerhalb eines Registers / Ordners
    Beispiel: Datumsangabe bei jedem fünfzigsten Dokument

Archivierung im selbsttragenden Archiv

  • Gesetzeskonforme Langzeitarchivierung auf feuer- / zugriffssicher gelagerter DVD
  • Arbeitsarchiv für Recherche im Tagesbetrieb auf USB-Festplatte

Referenzen

Bitte sprechen Sie uns an, damit wir Ihnen eine geeignete Referenz nennen können.